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督查前你做好准备了么?
发布时间:2016-03-23 来源: 字号:

  很多督查人员对督查前期准备工作的重要性认识不到位,重视程度往往不如实地督查、撰写督查报告等环节。有时忙了,甚至连督查通知都不认真斟酌,匆匆起草完毕,领导一签,就发下去了。督查前期准备工作不充分带来的问题,大多在实地督查时或撰写督查报告时才会发现,并且无法弥补,严重影响督查成效。

  比如,召开情况汇报会时,发现需列席会议的几个重要单位没有参加,想深入研究的几个问题没法深入探讨;到企业实地督查有时是不需要看产品展厅、看生产线的,但企业往往习惯性地安排,白白浪费时间。以上问题的症结就出在督查前期准备工作不充分上。笔者认为督查前期准备工作主要包括以下五个方面:

  吃透有关精神,梳理督查内容

  无论是重要文件、重要会议精神贯彻落实情况的督查,还是领导交办的其他重要督查任务,首先必须梳理清楚督查内容。督查人员要认真学习有关文件、会议精神、政策规定和有关法律知识。在吃透精神的前提下,确定督查内容,并使之条目化、明晰化。

  以优化民营经济发展环境督查为例,我们在学深吃透中央和省市有关文件精神的基础上,围绕优化“六个环境”(舆论环境、政策环境、市场环境、融资环境、法治环境、服务环境),确定了十项具体、明晰的督查内容,从而让随后的督查工作有的放矢。

  立足真督实查,研究方法流程

  督查内容确定后,就要立足摸清真实情况,认真研究督查方法和督查流程。督查的方式方法有很多种。是实地督查,还是电话调度、文件催办、会议督办;是一般性的督促检查,还是搞一次深层次的督查调研;是督查室独自督查,还是联合有关部门一起督查;是明查还是暗访,需不需要召开汇报会、座谈会,需要查哪几个方面的现场等等。每次督查活动,都要对这些方式方法一一进行确定。

  设计工作底稿,编制表格问卷

  从某种程度上讲,督查报告能否做到有情况、有数据、有比较、有分析,很大程度上取决于工作底稿、辅助表格和督查问卷设计质量的高低。设计好工作底稿、编制好辅助表格和督查问卷能够起到两个方面的作用:

  一是确保督查内容全面。督查中重点看啥、重点听啥、重点查啥,工作底稿、辅助表格问卷上都明确地列出来,对每项内容,各个督查组都要问明白,查清楚,确保各组督查内容全面一致,从根本上解决各小组督查报告上内容缺漏的问题。

  二是确保认定标准统一。比如,怎么认定被督查单位按要求召开了会议、出台了文件呢?只有按照工作底稿、辅助表格上的要求,能够提供出会议召开时间,能够拿出会议纪要、媒体报道材料,能够提供出文件编号、有关证明材料的,才能认定会议传达了,文件出台了,动员部署了。

  下发督查通知,明确具体要求

  督查通知包含督查对象、督查内容、督查时间、督查人员、督查方法、督查要求六个要素。对前五个要素,一般都能够通知清楚,但对最后一个要素——督查要求,往往会出现缺项漏项。督查要求一般包括以下四个方面内容:

  一是具体事宜。根据督查内容、督查方法和流程安排,梳理有哪些事项需在通知中进行明确,哪些事项需在通知中予以提醒,特别是容易忽视或容易搞错的问题。比如,座谈会参会单位、到企业督查不参观展厅和生产线等,都要在督查通知中讲清楚。

  二是迎查事项。比如,要求被督查单位提前准备好有关会议记录(纪要)、领导讲话及制定出台的有关文件办法细则等资料,要求各督查点提前准备好有关报表、账簿、图纸等。

  三是督查纪律。在督查通知上要提出明确的督查纪律。比如,要求督查人员严格执行中央八项规定精神,吃自助餐或工作餐,不饮酒,不收受礼品和土特产等。

  四是联系方式。要把整个督查活动联系人和每个小组联系人的姓名、电话、传真、邮箱等在督查通知上写清楚,以方便被督查单位和督查组联系。

  召开动员会议,统筹安排部署

  在督查出发前一两天,召开督查人员全体会议。

  一是统一思想认识。说明开展这次督查活动的背景依据,阐明这次督查活动的作用意义。

  二是诠释方法流程。说明实地督查时先干啥、后干啥,汇报会怎么开、座谈会怎么开,到督查点查哪几个方面的问题;解释工作底稿怎么填,有关表格、督查问卷怎么用,等等。

  三是强调注意事项。强调每个督查环节应该注意的问题,确保在督查过程中不出纰漏和失误。进一步强调督查纪律,要求每个督查人员都要严格执行。

  四是明确材料要求。统一各督查小组撰写督查报告的格式架构,明确各小组督查报告必须体现的内容(特别是一些重要的数据),并要求各督查小组尽快形成督查报告,报送牵头或主管部门进行综合汇总。

                                                         (文章摘自《秘书工作》杂志2015年第10期。原题目:《怎样做好督查前期准备》,作者:张荣堂)

 

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