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把握办会细节要做好三个“1+1”
发布时间:2015-11-30 来源: 字号:

  会务工作是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。这里,就会前、会中、会后应注重把握的几个细节问题谈点个人看法,与大家商榷。

  “部署+检查”,会前准备要充分

 

  会前准备工作是否充分,是决定会议能否成功的关键环节。

  一是方案要细。会前准备工作要根据会议任务制定详细的工作方案。一般要在大会秘书处成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组,将工作方案中的任务分解,逐一明确相关事项和环节的具体责任人,并列表印发,使各项任务职责分明、一目了然。

  二是落实要细。会前准备工作具有很强的时限性,各工作小组要紧紧围绕职责分工抓好落实。起草会议文件和落实与会人员,是会前准备的两个关键要素。

  会议文件中的议程和日程安排涉及大会的主要任务和总体安排,是各组工作的指导性文件;重要讲话稿是大会的重要文件;邀请出席列席人员、上主席台人员、各组召集人名单等也是有明确要求的程序性文件。上述文件从起草到定稿要经过多次修改和讨论,甚至定稿后还会受到各种变化因素的影响,应适当推迟印制时间。会议文件装袋前,要对所有应发材料进行全面核实,确保资料齐全、次序不乱。落实与会人员要根据所在单位的不同,采用文字、短信、电报、传真、电话等多种方式通知,确保及时准确、无遗漏;需要被通知单位反馈名单和提供有关材料的,要及时催办、收集齐全。

  三是检查要细。这是落实方案、保证开好会议的重要一步。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报,协调解决相关问题。会场布置是现场检查的重点,从主席台布置到座位安排,从话筒到碟片都要一一检查,对落实不到位或衔接不够的地方,要及时发现、及时督促、及时整改。

  “场内+场外”,会中运转要有序

 

  会中是从会议签到至会议结束时的这一段时间,可分为场内服务和场外服务,涉及环节较多。场内服务工作主要是做好会议签到、材料分发、引导入座、会议记录、录音、摄像、照相等;场外服务的食宿、安全、秩序、医疗、车辆等每个环节也是紧紧相连、密不可分的。如何做好场内场外各个环节的有机衔接,各项议程的有序运行,应注重把握三个细节。

  一是关键细节,指会务某项工作的核心环节。如果该细节出现问题,整个会务效果就会大打折扣,甚至可能出现严重后果。因此,关键细节至关重要,来不得半点马虎和疏忽。对待这些细节,要做到思想高度重视、时间重点安排、精力重点倾斜,确保万无一失。比如大会选举,清点人数是核心环节;大会伙食,食品安全是核心环节。由核心环节分解出来的细节就是关键细节,要投入足够的精力和时间去关注它、做好它。

  二是衔接细节,指会务各个环节之间的对应联系。衔接工作涉及面广,往往很难考虑周全,有的环节容易被忽略,如果衔接不好,也会影响全局。比如,上级领导机关临时通知召开重要会议或部署紧急任务,需要相应调整某场会议的开会时间,这就要求相关的用餐时间以及工作人员到位时间等作相应的调整。又如,原定在主席台就座的某位领导临时不能参加会议,除了对主席台座位进行调整外,还要对该领导承担的任务(如颁奖、交接提案等)进行调整,不能顾此失彼。

  三是延伸细节,指会务工作中相对而言不怎么显现或不容易想到的细节。它对整个会务没有决定性的作用,但把握不好也可能影响局部,进而影响整个会议的效果。比如,会议分组讨论地点,虽然场内设施布置完整,但遇周围临时施工非常嘈杂,影响与会者讨论发言,也会让大家不满意。又如,有一年,我们在报到当晚的预备会前,把第二天的日程安排用短信群发给与会人员,由于字节较多,有的人分两条收到,先打开的一条是“晚上自由活动”(实际上是第二天晚上的活动安排),让个别与会同志误认为当晚的预备会不开了。本来是对会议通知细节的一种改进,但由于群发的时间段没把握好,结果带来了不必要的误会。考虑延伸细节不能囿于会务和细节本身,要拓宽思路,放开去想,提前预测可能影响会议正常进行的各种因素。

  “收尾+总结”,会后工作要规范

 

  会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环。需重点抓好三件事。

  一是会后服务。在组织与会人员离会时,要详细了解与会人员返回的日程和交通工具,协助购买机票、车票或提供其他服务等。对个别因工作需要还需暂留的人员,在食宿等方面要妥善安排。

  二是会后总结。每次会议结束后,要及时对会务工作进行认真总结,对已有的会务工作流程、工作规则和服务指南等及时进行修订、增补,使之更加科学、规范。要及时把会议文件、简报、会议记录、音像资料以及会务工作方案、服务指南等一整套原始资料收集齐全,按规定归档管理,形成尽可能完善的资料汇编,便于今后查阅使用。

  三是会后跟踪。对会议发言、讨论形成的有关事项以及会议期间的领导批示件等的办理情况进行跟踪,确保会议审议的各项事项和任务落到实处。

  (文章摘自《秘书工作》杂志2010年第9期。原题目:《会务工作应注重的几个细节》;作者:张是美)

 

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