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公文审核“五要诀”
发布时间:2015-08-20 来源: 字号:

  公文是一个机关的“脸面”,公文质量高低,是决定发文效果的关键。在整个发文链条上,对文件草稿的审核,贯穿始终,特别是办公厅(室)的审核把关,好比是公文签发前的“二传”或“助攻”,因其综合性、技术性、专业性强,尤显重要。这里,谈谈在工作中总结的公文审核“五要诀”。

要诀一:明意图,坚持实事求是

 

  意图是核稿的出发点,体现了发文的目的性和实用性。探明意图,是做好公文核稿的第一步。核稿伊始,应多问几个为什么:

  为什么要发文?核稿人员收到文稿后,首先要了解发文意图,可通过查阅近期领导批示或讲话、本机关重要活动或会议的文件资料和新闻报道、相关收文或发文,以及与拟稿人电话沟通(要勤沟通、多请教),请其在办文要报上说明发文缘由和文稿起草的来龙去脉、补充相关背景资料等方式,做到心中有数、有的放矢。

  能不能不发文?发文应当确有必要,核稿首先要把好“可行关”。凡法律法规或现行文件已有明确规定,或能通过电话、传真、口头协商等方式解决问题的,一律不发文。

  发什么样的文?为达成某一意图确需发文的,核稿人员需要一一考虑:发给谁,写什么内容,篇幅是长是短,以什么发文规格,用什么文种,是上行文、下行文还是平行文,是用文件格式还是函的格式,是普通件还是急件或密件?先通过这番“望闻问切”,对文稿逐项作出初判后,再仔细核稿。

要诀二:守规范,坚持依法依规

 

  核稿必须依法依规,不能凭空想象、主观臆断,不能大笔一挥、乱改一气。说到底,核稿就是寻找标杆、对标分析的“达标”过程,就是查漏补缺、增光添彩的“化妆”行为。工作中的规范大致可分为“两应两避免”:

  应熟练掌握各级党政机关的共性规范。包括我国宪法及相关法律法规,党的路线方针政策,党中央、国务院机构设置及各机关的全称、规范化简称、排序及职责,中央领导同志的姓名、职务、排序及分工,现代汉语语法,数字、计量单位和标点符号用法等国家标准,以及《党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类、格式、行文规则、办理程序,等等。

  应熟练掌握各个党政机关的特殊规范。以安全生产工作为例,核稿的特殊规范包括但不限于:安全生产相关法律法规、重要文件、“三定”规定。

  避免出现无从下手,找不到合适的规范,或依据不准确、不权威的“规范”,导致将错就错、画蛇添足。

  避免出现死守规范、故步自封,不能与时俱进,不知变通创新,将原本活泼生动的文稿改成了千人一面的“八股文”。

要诀三:循先例,坚持参考先例

 

  先例是核稿的参照物,是一种广义的规范,因其一般约定俗成、无明文规定,所以,循先例方面,往往更见核稿人员的功底、阅历和水平。

  先例在哪里?先例的范围很广,从形式上看,既包括本单位的先例,也包括外单位的先例;既包括正面的范例,如党中央、国务院文件,也包括反面的典型,如发过的有“硬伤”的文件、被领导颠覆性修改过的花脸稿;既包括近期以来的相关重要文件、会议资料,又包括档案馆中存档的文件资料甚至历史典籍。核稿人员要勤于学习和积累,善于从领导、前辈身上学习传承,随时发现、甄别和归纳为核稿所用、称得上是先例的素材。

  先例怎么用?一方面,先例具有重要的史料价值,遇到要不要发文、是否重复发文、前后左右的文件是否“打架”,发什么样的文、写什么内容,如何选用发文规格、文种、格式、缓急、密级、程序等问题,都可以参考先例。遇到一个文稿同时有几个先例时,要认真比对、筛选,以最恰当的先例为参考。另一方面,与依据规范一样,遵循先例要区分新旧惯例。绝不能拘泥于错误、被淘汰、已失效的先例,更不能一味抄袭。核稿人员应当在依法依规、参考先例的基础上,紧扣时代主题,因时因事而异,不断创新。

要诀四:讲程序,坚持严守程序

 

  遵守程序是核稿的保险杠,是公文质量的重要保证。

  严守发文的程序。应做到“两个务必两个避免”。

  对于内容不合法、措施不合理、文字粗糙、格式不规范,未与相关部门协商或协商不一致、存在分歧等问题的文稿,务必立即予以退回,不能草率报领导签发,随手把矛盾上交。

  对于规范性文稿,在核稿后、报领导签发前,务必要送法制机构进行合法性审查,把好“法制关”。

  避免程序缺项,遗漏了起草过程中征求意见、上会研究、先请示汇报、会稿协商、合法性审查等重要程序。

  避免程序紊乱,要么将文稿“直送”领导,出现文件“倒流”“倒签”;要么“横传”公文,影响效率,甚至导致公文丢失,贻误工作。

  讲究核稿的程序和方法。

  1.核稿人员要从理论和实践、整体和部分、宏观和微观、逻辑和形象、内容和形式、文字和格式等层面,视情况采取默念法、朗读法、前后对照法、多人分头审核法、集体研讨法等,对文稿进行综合“体检”、立体把关,做到准确规范、精益求精。

  2.核稿时应注重总结规律、区分重点,如,在文字方面,拟稿人打字用五笔输入法,就可能出现错误的形近字;用拼音输入法,就可能出现错误的音近字。此外,涉及时间、序号等数字也容易出错,需多留心。

要诀五:重服务,坚持服务至上

 

  服务是核稿的落脚点,把好发文“质量关”,既是服务于拟稿人、服务于领导,又是服务于整个机关、整个系统。

  要明确定位。核稿人员既要坚持原则、大胆审核,又要时刻牢记处于辅助、服务的位置,尊重拟稿人,做到工作到位不越位、帮忙不添乱,用“火眼金睛”的真本事树口碑、立威信。切忌自以为是、拿鸡毛当令箭;切忌喧宾夺主、越俎代庖。

  要强练内功。核稿人员要勤学习、苦练习、善总结、多感悟,既要掌握相关法律法规和方针政策,又要熟知本机关的全面工作,沟通左右、融会贯通;既要有扎实的语言文字功底,又要有严谨细致、“咬文嚼字”的钻研精神,苦练内家功、功到自然成。

  要任劳任怨。核稿人员只有脚踏实地、任劳任怨,坐得了冷板凳、耐得住寂寞,才能在核稿中更好地奉献自我、服务大局。

                                                                                              (文章摘自《秘书工作》2013年第8期)

 

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