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秘书人员汇报工作应注意的几个问题
发布时间:2015-06-29 来源: 字号:

  办公厅(室)日常工作面广量大,既有工作制度作出的安排,也有领导交办的各项任务。对于领导交办的任务,秘书人员不仅要认真领会意图、高效办理落实,而且要把办理落实的情况和结果向领导汇报。在这里简要地谈谈汇报工作应该注意的几个问题。

  一要高度重视。首先要明确,及时向领导汇报工作进展情况或有关事项办理结果,这是秘书人员肩负的重要职责。对工作负责就是对领导负责、对自己负责,这三个方面的责任是高度一致的。其次,通过听取秘书人员的汇报,领导不仅可以了解某项具体工作的实际情况,而且对于全局工作也会产生新的判断,改进工作的新思路新方法也往往由此产生。再次,领导听取秘书人员汇报,既是了解下属工作情况、工作能力的重要途径,也是在实践中发现人才的好方法。通过汇报与听取汇报,相关工作信息在秘书人员与领导之间实现了双向流动。这不只是某项工作的结束,而往往意味着新的工作的开始。

  可以说,接受任务、办理落实、汇报反馈,是秘书人员处理领导交办事项的三个基本环节。在实际工作中,有的同志侧重于接受任务和办理落实,而对于汇报反馈则有所疏忽,这是需要改进的。向领导汇报工作的方式可以有多种选择,情况简单或者只需汇报结果的可以打个电话,时间紧急而又无法当面汇报的可以发条短信,而对于比较复杂的工作情况最好当面向领导作出汇报,这样可以及时回答领导的询问,与领导就工作中存在的具体问题进行充分交流,有利于实际工作更好地深入开展。

  二要把握时机。对于领导交办的工作事项,有的人漫不经心拖着不及时处理,或者一经处理就认为完事了,而没有主动向领导反馈汇报,直到领导询问才被动回答,这样显然为时已晚。秘书人员要为领导当好参谋助手,就必须增强工作主动性,谋事在先,落实在前,及时汇报。办理过程中碰到自己无法协调解决的问题和困难,要及时向领导汇报,既让领导掌握进展情况和出现问题的原因,也可借机寻求新的解决方案。在很多时候,秘书人员还需要就某一项工作分阶段地向领导反馈完成任务的情况,让领导知晓工作的进度和落实中存在的问题,便于领导作出指导和提出新的要求,安排好下一步工作。

  领导交办的工作事项办理落实之后,更要及时向领导汇报办理结果,既可表明这项工作任务已完成从而让领导放心,也可认真听取领导对于下一步工作的要求和意见。这有利于自己今后改进工作方法,提高工作能力和水平。值得注意的是,汇报工作要把握好时机,不仅要及时汇报,而且要抓住领导的时间空档,见缝插针、恰到好处,切忌在领导最繁忙、最紧张的节骨眼上去“凑热闹”。

  三要突出重点。秘书人员手头的工作往往是琐碎繁杂的,如果事无巨细凡事必报,恐怕既不现实也无必要。因此,要掂量轻重、把握分寸,选择领导关注度高、牵涉面广的要务及时详细地汇报,还有些具体的事,可以在领导不忙时集中在一起作个简要反馈。对于不同工作的办理情况和结果,汇报反馈的内容应该有所侧重,有的只需汇报办理的结果,有的需要汇报处理的方法进程,有的还需要分析存在的困难问题和下一步的对策措施,不同情况区别对待,不能一个模式千篇一律。有些秘书人员希望什么事情都全面汇报、深入汇报、详细汇报,殊不知面面俱到、穷其所有、“眉毛胡子一把抓”,效果并不好。应该找准工作的重点,抓住领导的关注点,分清哪些地方要概括,哪些地方该具体,处理好宏观层面与微观层面的关系。

  四要理清思路。任何一项工作,都有开头、有过程、有结果,有谋划、有协调、有落实,有理念、有思路、有方法。如果不注意理清思路,想到哪里说到哪里,很容易让领导陷入纷繁琐碎中而不得要领,汇报效果可想而知。因此,向领导汇报工作,首先要思考领导对这项工作的要求是什么,这项工作目前进展情况如何,还有哪些问题需要解决这几个要素,并在此基础上认真梳理好汇报要点,合理摆布汇报内容的顺序,做到提纲挈领、纲举目张、条分缕析、要言不烦。整理汇报思路的过程也是总结工作思路和方法的过程,非常有利于秘书人员提高驾驭复杂工作情况的能力。另外,对汇报过程中领导可能提出的问题,也要进行思考,做到心中有数,事先作好准备。

                          (文章摘自《秘书工作》杂志2014年第6期,原题目为《汇报工作应注意的几个问题》)

 

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