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秘书人员如何领会领导意图
发布时间:2015-06-29 来源: 字号:

  我们知道,秘书工作一个很重要的特点,就是“遵旨行事”,是接受了领导的指示以后,才去开展各项工作,是“要我办”而不是“我要办”。秘书工作的这种“受命性”特点,要求我们必须认真理解领导的思想,准确领会领导的意图。

  一、领会意图的实质

  领会意图是秘书职业道德的基石。秘书工作的本质意义,就是服从领导的决策,忠实既定意图,并将其转化为具体有效的行动。因此,秘书应尊重领导的意见,认真领会基本观点,不草率、不走样,准确把握、严格遵循其思想脉络,合理安排,精确筹划,切实实现领导意图。

  当然,秘书对领导意图的服从,不是盲从、屈从。当领导的交代含糊不清、词不达意时,应在忠实其意的前提下,适当融汇、提炼、加工、完善;当领导的交代笼统、粗疏、误漏时,要适当补充和修正,使之具体、严密、准确,而不应依葫芦画瓢,将错就错。倘若发现个别领导在交代中歪曲事实,无中生有,捏造成绩,掩盖错误,有可能损害机关威信和群众利益时,秘书要出以公心,提醒、劝诫,大胆“进谏”,不应事不关己,缄口不言,更不可曲意逢迎,拿原则做交易博取领导欢心。

  领会意图是秘书参谋辅政的前提。秘书进行的工作,实际上是在领导决策中发挥参谋助手作用。机关中,秘书开展工作的情况大体有如下几种:一是无交代程序和具体意图,可由秘书视实际情况开展工作。这类工作一般只涉及机关日常具体事务,较为简单,它们多由工作人员按照领导平时的管理思想,遵循一般管理程序,根据实际情况自行处理。二是有交代程序和办事意图,需要秘书忠于领导意图。这类工作一般涉及机关重要事务,较为复杂。三是有交代程序但无具体意图,需由秘书先根据领导的粗略交代拟出方案,再交机关领导集体或领导人议定或审定。这类工作都较为重要,只是领导集体或领导人对具体意图尚无成熟思考,要先由秘书设想具体意图并提供初步方案。

  无论哪种情况,秘书都需要运用自身的基本素养,调动自己掌握的多种知识和有关情况综合进行严密思考。要针对意图,或拾遗补阙,对领导意图某些欠周密、欠妥当的地方,给予弥补、修正、完善;或作进一步的分析、综合、调整、取舍,而后,再通过自己的行动将领导意图体现得更加系统、周密、准确。

  领会意图是提高工作质量的根本。这是由领导身份特点决定的。作为领导虽然彼此气质性格不同,处理问题的方式也不同,但是他们也有共同之处:第一,领导对某个问题反复酝酿、思考成熟以后,才会向秘书交代意图,如果一个问题还没有考虑周全,一般是不会让秘书去办理的。第二,领导参加工作的时间较长,经历的风雨也多,他们能够做到胸有大略、统揽全局、高屋建瓴。因此,他们对某项工作的指导思想一般把握得比较好,对工作中应注意的问题也考虑得比较周全。第三,领导的想法和打算,常常是汇集了领导层内部的各方面意见,所以他对工作的要求是很具有权威性的。

  从以上几点可以设想,只要秘书在行动前充分领会了领导意图,并在行动中始终遵循这一意图,那么其结果实际上就是凝聚了领导层的经验,集中了大家的智慧,质量自然是比较高的。

  领会意图是减少无效劳动的关键。常常有这样的现象:秘书辛辛苦苦干完了一项工作,却在领导那里被否定,甚至数次返工仍然通不过。在这里,秘书就是做了无效劳动,走了弯路,闹个白辛苦。怎样减少这种无效劳动呢?很重要的一个方面就是准确领会领导意图。如果不管领导意图,随任自己去发挥,工作的结果就很可能同领导的意见相去甚远,返工的次数也多,甚至劳而无功。

  有很多秘书工作能力不能说不强,对自己要求也不能说不严格,工作态度也不能说不端正,可他们工作的结果却常常在领导那里通不过,主要在于没有正确领会领导意图。秘书只有把自己的工作能力同领导的意图结合起来,才能办出令领导满意的事情。

  二、领导交代意图

  领导最初的意图,有的比较成熟、系统、全面;有的则不太明确,比较简单,是有待加工的“思想毛坯”;也有的领导站得高、角度新,把握住了事物的关键和实质,产生的意图具有启发性,但还未定型,需要进一步优化,使其臻于完善。

  同时,由于领导的气质、性格、能力和领导方法不同,交代意图的方式也不同。大致有如下几种:

  从程度上看,有的领导是“简洁式”的,即只用几句话就干脆利落地把他的想法说了出来,甚至有时只是说:“××时候有个会,希望你写份材料。”至于要写什么内容却只字不提。有的领导是“详细式”的,即把应该写什么,应该怎样写,甚至每一层应该表达哪些内容,都交代得一清二楚。

  从内容上看,有的领导是“观点式”的,即只提示几个要点,至于观点里面的具体内容,需由秘书去单独思考和收集。有的领导是“素材式”的,即给出一些他了解的详细材料,至于这些材料说明了什么问题,能够概括出怎样的观点,则由秘书去总结归纳,领导还没有现成的。

  从手段上看,有的领导是“直接式”的,即喜欢把办事人招来,面对面亲自交代,直到办事人弄懂记清为止。有的领导则是“间接式”的,即喜欢把意图交代给他的直接下级,然后一级一级往下交代。这种领导认为,应该调动各方面的积极性,使自己的直接下级也了解自己的意图。

  从频率上看,有的领导是“一次性”交代,即只用一次交谈,就将自己的意图表述完毕,铁板钉钉,只此一次,再不更改。有的领导则是“多次性”交代,即通过和秘书多次交谈,特别是对一些较为复杂的工作,有时反复强调,有时推倒重来,有时弃之又用,从而使自己的意图不断清晰、不断深化、不断集中。

  三、秘书领会意图

  一般来说,秘书要想准确把握领导意图,有以下几种具体方式:

  一是把握领导的工作热点,跟踪追击。领导的工作热点往往会集中反映在领导的意图中。抓住这一点,就等于抓住了领导意图的核心,就能与领导工作同步、目标同向。但是,领导意图是围绕党在每个时期的中心工作形成的,具有阶段性,为此还必须对领导的思想进行系统掌握,形成连续性。

  二是把握领导的思维方式,协同动作。当领导对某项工作有了思维萌动时,要能有所共思;当领导对某件事情有所酝酿时,要能不谋而合;当领导作出某项决策时,要能心领神会;当领导期待某种效果时,要能举一反三;当领导需要某种信息时,要能超前服务。

  三是把握领导的思想火花,加以深化。面对某项新的工作或临时处理某个问题时,领导有时会有感而发,提出的意见往往是零散、片断的。对这些意见,要认真加以领会,要知道,在零散之中有很多有见地的观点。领导在即兴讲话时也经常出现一些新颖的观点。要善于抓住领导思想的闪光点,努力开掘和深化,以完善领导决策。

  四是把握领导的意图核心,多方补充。在这方面,一要善于抓住点,即紧紧抓住领导意图的要点与核心,把领导观点同上头精神和下头实际串起来,既与上头精神一致,又与下头实际吻合,做到有理有据。二要善于扩大面,即以主要领导思想为主线,多方面吸收其他领导意见,集思广益,在此基础上进行综合分析、科学剪接,使各方面意见都能融汇进去,形成整体决策。

  五是把握领导的个性特点,因人而异。领导个性不同,就有不同的领导风格和工作方式。比如,有的领导古典文学底子较厚,做报告喜欢引经据典,为这样的领导起草材料,就要适当引用一些典故,以借古喻今。有的领导是从基层调上来的,对下面的情况比较熟悉,为这样的领导起草材料,就要多举一些他熟悉的例子。

  在领会领导意图时,不论采取何种方式,有两个问题需特别注意:

  倾听又会听。秘书应养成一个良好的习惯,即集中精力倾听,随手奋笔疾记,即使是领导的即兴发言,也应详细记录下来,以备后用。在认真记录的同时,还要对没有领会的问题大胆询问,不必拘谨小心。有经验的秘书,往往一边接受任务,一边积极思考:对贯彻意图时可能出现的多种情况,及时提出来,让领导能给予明确答复;对意图中可能出现的偏差,该纠正的纠正,该否定的否定;对意图中有所涉及但还不够完善和深刻的地方,通过讨论研究,使之在行动前就能完善起来。这里要注意:认真思考必须紧紧围绕领导意图的主旨,大胆提问必须使用谦虚探讨的口气。

  服从不盲从。在领会意图的过程中,如果领导的想法是正确的,打算也是合理的,那么秘书照着做就行了。但是当领导的意图有粗疏、误漏甚至是错误时,应当怎么办呢?遇有这种情况,秘书不能自以为是,更不能反“仆”为“主”,而是要通过一些巧妙的方式,把自己的正确想法转化为领导的意图。这些方法大致有:宣传政策法,提供下情法,介绍经验法,弥补漏洞法等。常用的语句是:“这个问题很好,不过我还有这样一点想法”;“这个问题挺全面了,我再补充几点看行不行”;“这个问题,是否可以换个提法”,等等。(文章摘自《秘书工作》杂志2013年第7期)

 

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