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办公室工作失误如何应急补救?
发布时间:2015-06-23 来源: 字号:

  办公室工作地位重要,非常辛苦,事务繁杂,难度很大,要有高度的责任感、高效率开展工作和实行高水平服务的工作要求。今天我结合多年从事办公室工作的经历,将身边发生的几则工作失误应急补救的案例、体会与大家分享。

  案例一:重要活动中,国旗险“降半旗”

  2013年深秋的一天,省领导来我校调研产学研工作。实地走访参观后,要召开一个座谈会。作为会议的记录者,我和负责对外联络的一位同事在会议室等候与会领导。距离会议开始还有15分钟,这位同事走出会议室准备迎接领导。突然,发现办公楼前的国旗悬挂在旗杆中间部位,给人降半旗的感觉,很不妥当。我们一边向分管领导汇报,一边立即到现场查看。原来是系国旗的绳子因当天风大有些松动导致国旗滑落。考虑到这根绳子已不结实,我们就没有再升旗至顶端,而是用水果刀将绳子死结划开,果断地将国旗取下并存放在值班室。赶在领导及媒体记者到来前三分钟,及时化解“降半旗”问题。

  案例二:电脑意外关机,导致会议材料丢失

 

  2010年秋季开学不久,省教育厅在我校召开全省本科高校教育论坛。会议分两个小组,我负责其中一个小组的会议记录和整理工作。分组会议从上午九点开到中午十二点半,下午两点要接着召开分组汇报会。我需要在一个半小时内将20多位高校领导的发言材料整理出来并交给组长。因当时未带笔记本电脑,就临时借开会所在宾馆的台式电脑进行材料整理。经过近一个小时的紧张工作,大功即将告成,我放松地伸了个长长的懒腰。谁知腿脚自然往前一伸,电脑瞬时黑屏,自动关机。原来脚不小心踢到了松动的电源线,由于宾馆的电脑没有保存新建文档的功能,近一个小时整理的材料已经不复存在……眼看还有不到半小时会议就开始了,我告诉自己,必须迅速冷静下来。如果按原来的内容进行整理已不可能,权衡之后,我决定将会上发言整理归纳的十五项内容压缩至五个要点。凭借较快的打字速度和对会议内容的全面了解,终于赶在会议开始前五分钟将材料打印后送交组长……

  案例三:忘记及时答复,招来怒气冲冲的来访人员

  2010年暑假的一天,我正在办公室值班,门口突然聚集了20多个来访人员。其中一名来访人员告诉我,他们五天前送来上访材料,当时我们答应三天内给予回复,但直到现在他们还没有收到任何回复。我先安抚他们就座,然后赶紧翻看五天前的值班来访记录,果然,记录本上清楚记录了他们的来访时间、事由、经办部门及答复时间期限。我又翻看四天前的值班记录,发现来访材料已转人事部门办理,并拟定三天后提交学校会议研究决定。我这时才恍然大悟,原来刚放暑假学校有不少重要工作推进,自己“抓大放小”,却忘记及时答复。按照值班记录,会议应该已经召开,并已有结果。我赶紧联系人事部门并确认后,先向来访人员真挚地道歉,坦诚说明是由于我个人的工作失误没有及时回复,给他们带来了不愉快。在我诚恳致歉和耐心解释下,来访人员表示理解。

  经历了以上失误的应急补救工作,我有几点深切体会:

  不推诿是有高度责任感的具体体现。办公室作为单位的“司令部、参谋部”,工作综合全面,要善于补位、补缺,不能推诿扯皮,关键时候要顶得上、打得赢。案例一中,本来国旗事宜归学工部门管理,按照程序,当时应该通知学工部门安排人员来处理。但情况紧急,如果层层报告,逐级处理,只会贻误时机。因此,办公室工作人员要善于站在全局的高度想问题、做工作,善于从维护整体利益上处理事务,不推诿、敢担责,及时补台,确保工作不出差错。

  不恐慌是高效开展工作的重要保障。高效工作不仅要学会分清轻重缓急,急事先办,大事稳办,还要注重学习积累经验,着力提升能力。案例二中,虽然小组有20多人发表不同见解,但基本上都是围绕高校的人才培养、教学、科研、服务社会等功能来展开。所谓“手中有粮,心中不慌”,多亏平时我比较注重学习高教改革与发展基本情况,才在突遇电脑黑屏、文档丢失,自己也有短暂的惊慌和急躁时,仍能快速整理出会议所需材料。毛泽东同志曾经还把学习形象地比喻成“开铺子”,如存货不多,取一点、少一点,不久就要告罄,不进货就要关门倒闭。学习对做好办公室工作也至关重要,只有不断学习、增强本领,才可能做到遇事不乱、处变不惊、应对自如。

  不拖沓是实行高水平服务的应有之义。实行高水平服务首先表现在要履行好自己的工作职责,始终把服务群众作为工作的出发点和落脚点,同时,树立超前服务和跟踪服务意识,每一件工作都要事先谋划、早想一步,事后及时跟踪、督办、反馈。案例三中的群众来访,主要是由于跟踪服务意识不强、工作整体协调不够,给群众带来了不便,也使得自身工作陷入被动。因此,办公室工作人员一定要有强烈的服务意识,即使是一个电话、一个问询、一个交代,也要高度重视,绷紧高水平服务的弦,通盘考虑,及时解决,让服务对象满意。     

                                                      (文章摘自《秘书工作》2014年第9期,原题目为《办公室工作失误应急补救三例》)

 

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